Prohlášení o ochraně osobních údajů

podle čl. 13 a násl. nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) – dále jen „GDPR“

I. Správce osobních údajů a pověřenec pro ochranu osobních údajů

Správcem osobních údajů je obchodní společnost INTERKONTAKT, spediční a obchodní servis, spol. s r.o., se sídlem Sokolská 27, 679 63 Velké Opatovice, IČ: 469 65 092 (dále jen „Správce“).

Kontaktní údaje na správce:

Správce je obchodní společností s předmětem činnosti výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona (dle zápisu v obchodním rejstříku – kamionová doprava, spedice a zasilatelství).

Správce není osobou, která je povinna jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů podle čl. 37 GDPR.

II. Účely a doba zpracování, právní základ pro zpracování – odběratelé (klienti)

a) Účely zpracování

Osobní údaje klientů Správce jsou zpracovávány zejména pro tyto účely:

  1. Zajištění, organizace a poskytování služeb nebo prodej zboží v internetovém obchodě (splnění uzavřené smlouvy),
  2. Komunikace s klienty pro účely běžné administrace smluvního vztahu (např. kontrola úhrady), vč. ověřování dodržení pokynů klienta,
  3. Řešení stížností a reklamací klientů v rámci zákaznického centra,
  4. Vedení evidence o příjmech a výdajích, přijatých platbách a o hospodaření dle předpisů upravujících daně a účetnictví,
  5. Vyhodnocování spokojenosti zákazníků,
  6. Zasílání obchodních sdělení.

b) Doba zpracování

  • ad 1) až 3) po dobu trvání uzavřené smlouvy; po ukončení smlouvy archivace (S3),
  • ad 4) po dobu stanovenou k archivaci účetních dokladů dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, s ohledem na skutečnost plátcovství DPH (např. knihy faktur, pokladní doklady, bankovní výpisy, účetní knihy a výkazy – typicky S10),
  • ad 5) po dobu nezbytně nutnou k plnění účelu, nejdéle po dobu 3 let (S3),
  • ad 6) po dobu nezbytně nutnou k plnění účelu, jinak do odhlášení odběru newsletteru nebo do odvolání souhlasu.

c) Právní základ pro zpracování

  • ad 1) až 3) plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR),
  • ad 4) plnění zákonné povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR),
  • ad 5) oprávněný zájem Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR),
  • ad 6) souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).

III. Účely a doba zpracování, právní základ pro zpracování – dodavatelé služeb nebo zboží

a) Účely zpracování

Osobní údaje smluvních partnerů – dodavatelů, jsou zpracovávány zejména pro tyto účely:

  1. Zajištění, organizace a kontrola řádného splnění objednané služby nebo zboží (splnění uzavřené smlouvy) a běžná administrace,
  2. Komunikace se smluvními partnery pro účely běžné administrace smluvního vztahu (např. kontrola úhrady),
  3. Řešení stížností a reklamací v rámci zákaznického centra (pokud je relevantní),
  4. Vedení evidence o příjmech a výdajích, přijatých platbách a o hospodaření dle předpisů upravujících daně a účetnictví.

b) Doba zpracování

  • ad 1) až 3) po dobu trvání uzavřené smlouvy; po ukončení smlouvy archivace (S10),
  • ad 4) po dobu stanovenou k archivaci účetních dokladů dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, s ohledem na skutečnost plátcovství DPH (typicky S10).

c) Právní základ pro zpracování

  • ad 1) až 3) plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR),
  • ad 4) plnění zákonné povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).

IV. Účely a doba zpracování, právní základ pro zpracování – zaměstnanci Správce

a) Účely zpracování

Osobní údaje zaměstnanců Správce jsou zpracovávány zejména pro tyto účely:

  1. Provádění běžné pracovněprávní agendy a administrace (např. personální spisy, plnění pracovněprávních povinností, mzdové účetnictví, ohlašovací povinnosti zaměstnavatele apod.),
  2. Organizace pracovní náplně zaměstnanců, monitoring a organizace kamionové dopravy a dodržování zákonných povinností (např. doby odpočinku),
  3. Plnění povinností v oblasti BOZP,
  4. Zveřejnění nezbytných kontaktních údajů na zaměstnance, kteří jsou v kontaktu s klienty nebo smluvními partnery,
  5. Zveřejnění fotografie zaměstnance, kteří jsou v kontaktu s klienty nebo smluvními partnery,
  6. Provoz bezpečnostních kamer v prostorách provozovny za účelem ochrany majetku, bezpečnosti zaměstnanců a ochrany jejich majetku.

b) Doba zpracování

  • ad 1) až 3) po dobu stanovenou právními předpisy v pracovněprávní oblasti (např. osobní spisy A50, mzdové listy S50, další dokumentace dle spisového a skartačního řádu),
  • ad 4) po dobu výkonu pracovní pozice vyžadující zveřejnění; jinak nejdéle po dobu trvání pracovního poměru,
  • ad 5) po dobu nezbytně nutnou k plnění účelu, jinak do odvolání souhlasu,
  • ad 6) kamerové záznamy nejdéle po dobu 4 dnů.

c) Právní základ pro zpracování

  • ad 1) až 3) plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a plnění zákonné povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR),
  • ad 4) oprávněný zájem Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR),
  • ad 5) souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR),
  • ad 6) oprávněný zájem Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

V. Kategorie příjemců osobních údajů

Příjemci osobních údajů mohou být v souladu s právními předpisy v konkrétních případech kromě subjektů osobních údajů a oprávněných zaměstnanců Správce také orgány veřejné moci při výkonu kontrolní činnosti (např. finanční úřad, OSSZ, ČSSZ), dále soudní orgány, orgány činné v trestním řízení a zdravotní pojišťovny.

Osobní údaje mohou být pro zajištění výše popsaných účelů zpracovávány vedle Správce také dalšími příjemci (zpracovateli), zejména v souvislosti se zajištěním organizačního chodu Správce a využívání prostředků Správce (např. logistika, spedice). Za těmito účely se mohou předávat osobní údaje např. těmto zpracovatelům: Bisnode Česká republika, a.s., CCS Česká společnost pro platební karty s.r.o., Princip a.s. (vždy v rozsahu nezbytném pro daný účel).

Osobní údaje nepředáváme do třetích zemí ani mezinárodním organizacím.

VI. Práva subjektu údajů

Při zpracování osobních údajů má každý subjekt údajů zejména tato práva podle čl. 12 a násl. GDPR:

  • pokud je zpracování založeno na souhlasu, právo souhlas kdykoli odvolat,
  • právo na transparentní informace a sdělení (čl. 12 GDPR),
  • právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR),
  • právo na opravu (čl. 16 GDPR),
  • právo na výmaz („právo být zapomenut“) (čl. 17 GDPR),
  • právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR),
  • právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR),
  • právo vznést námitku (čl. 21 GDPR),
  • právo podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se domníváte, že zpracováním osobních údajů dochází k porušení právních předpisů: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

VII. Povinné zpracování a povinnost poskytnout osobní údaje

Zpracování osobních údajů pro výše uvedené účely je především zpracováním na základě plnění zákonných nebo smluvních povinností. Neposkytnutí osobních údajů může znamenat, že Správce nebude moci plnit své právní a smluvní závazky. Zpracování osobních údajů na základě souhlasu je dobrovolné.

Ve Velkých Opatovicích, dne 1. 1. 2020

INTERKONTAKT,
spediční a obchodní servis, spol. s r.o.